Assistenz der Kaufmännischen Direktorin (m/w/d)
Die Stiftung Historische Museen Hamburg (SHMH), Stiftung des öffentlichen Rechts, ist eine der größten stadt- und regionalgeschichtlichen musealen Einrichtungen Europas. Mit den in der Stiftung verbundenen Museen an derzeit neun Standorten repräsentiert die SHMH die Geschichte Hamburgs und seines Umlandes einschließlich der nationalen und europäischen Bezüge. Zur Stiftung gehören das Museum für Hamburgische Geschichte, das Altonaer Museum, das Museum der Arbeit und das Deutsche Hafenmuseum (im Aufbau) mit ihren jeweiligen Außenstellen.
Der kaufmännische Direktionsbereich Management Zentrale Dienste (MZD) bearbeitet die elementaren administrativen Aufgaben für alle Standorte der SHMH. Hierzu gehören, z. B. Controlling, Vergabestelle, Personalmanagement, Arbeitssicherheit, Veranstaltungsmanagement, Shops und IT. Darüber hinaus ist im MZD der Museumsdienst Hamburg verankert.
Die Stiftung Historische Museen Hamburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person als
Assistenz der Kaufmännischen Direktorin (m/w/d)
unbefristet in Vollzeit
Als Assistenz der Kaufmännischen Direktorin sind Sie in einer besonderen Vertrauensposition. Sie zeichnen sich durch sehr hohe Zuverlässigkeit aus und können ihr betriebswirtschaftliches Handwerkszeug in den komplexen Themenstellungen der Kaufmännischen Direktion zum Einsatz bringen. Sie sind Teil des Teams der Stiftungsleitung, die vom Direktor und Vorstand der SHMH und der Kaufmännischen Direktorin gebildet wird und arbeiten eng mit dem Sekretariat und der Referentin des Vorstands zusammen.
Bewerbung starten - Öffnet sich in einem neuen FensterDafür besitzen Sie folgendes Profil:
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abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium (B.A. oder äquivalenter Abschluss) in Betriebswirtschaftslehre, Public Management oder vergleichbar
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sehr gute Fähigkeit zum schnellen Fokuswechsel zwischen mehreren, unterschiedlichen Aufgaben und deren Priorisierung bei wechselnden Anforderungen
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ausgeprägtes Organisationstalent mit strukturierter, sorgfältiger Arbeitsweise auch in herausfordernden Situationen
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mindestens 3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise als Leitungsassistenz
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Erfahrungen in den elementaren administrativen Aufgaben von Organisationen
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Sehr gute diversitätssensible Kommunikationsfähigkeit und Sprachkompetenz in Deutsch auf fließendem Niveau in Wort und Schrift
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fortgeschrittene Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (insbesondere Excel)
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persönliche Affinität zu den Rahmenbedingungen des öffentlichen Sektors und Kultureinrichtungen
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Freude an dynamischen Entwicklungen und Chaosfähigkeit
Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:
- stetiger Überblick über sämtliche Vorgänge, To dos und Fristen des vielfältigen Aufgabenspektrums der Kaufmännischen Direktion, auch in der Funktion als Schnittstelle zu den internen Abteilungen
- Optimierung von Prozessen und Sicherstellung einer reibungslosen und produktiven Arbeitsumgebung
- Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Besprechungen, regelmäßiger Jour Fixes und Workshops, inklusive Protokollführung
- Unterstützung in der Projektarbeit
- Vorbereiten von operativen Entscheidungen und Mitwirkung bei der Entscheidungsvorbereitung zu strategischen Fragen des Management Zentrale Dienste und der Stiftungsleitung
- Aktualisieren, laufende Pflege und Weiterentwicklung des Dokumentenarchivs des Management Zentrale Dienste und der Stiftungsleitung
- Unterschrifts- und Vertragsläufe der Stiftungsleitung organisieren und abwickeln
Was wir unseren Mitarbeiter*innen bieten:
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sinnstiftende Arbeit in einem vielfältigen Kulturbetrieb
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attraktive Vergütung und transparentes Gehaltsmodell gemäß Tarifvertrag der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg (TV-AVH)
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eine tarifliche Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
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betriebliche Gesundheitsförderung
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betriebliche Altersvorsorge
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flexible Arbeitszeitmodelle
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Vereinbarkeit von Beruf und allem anderen, was in Ihrem Leben wichtig ist
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sechs Wochen Jahresurlaub
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Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
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Angebot des HVV Deutschlandticket und Fahrradleasing
Weitere Informationen
Die Stiftung Historische Museen Hamburg begrüßt Bewerbungen von Menschen aller geschlechtlicher Identitäten, Nationalitäten, von Black, Indigenous und People of Colour sowie von Menschen mit Flucht- oder familiärer Migrationsgeschichte. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt (§ 2 SGB IX).
Hinweise zur Bewerbung
Bitte bewerben Sie sich bis zum 24.10.2024 über unser Stellenportal.